Vi tager beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. I denne privatlivspolitik kan du læse nærmere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din ansættelse i Magasin, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.

1 Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Magasin du Nord Kgs. Nytorv 13

1095 København K

CVR.nr. 58 19 12 13

Hvis du har spørgsmål om Magasins behandling af oplysninger om dig, er du velkommen til at kontakte persondata@magsin.dk

Hvad er formålene med behandlingen af dine personoplysninger?

Når du søger en stilling hos os, opretter vi en personalemappe, hvor vi registrerer og opbevarer vi de oplysninger, der er nødvendige og relevante i forhold til dit rekrutteringsforløb hos os.

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål som ansat i Magasin:

• Registrering af din ansættelse, arbejdstid, fravær og udbetalinger som løn, feriepenge og personalerabat
• Udvikling af dig som medarbejder, herunder performance management
• Overholdelse af lovbestemte forpligtigelser
• I forbindelse med kontrol med overholdelsen af Magasins interne regler
• I forbindelse med eventuelle arbejdsskader
• Anmeldelse af personalesager til politiet
• Evt. tildeling af medarbejderlegat
• Håndtering af whistleblowerhenvendelser

Hvilke personoplysninger behandler vi om dig?

Almindelige oplysninger

• Oplysninger fra rekrutteringsprocessen
• Fra ansøgningsprocessen behandler vi fortsat Identifikationsoplysninger, herunder navn, privatadresse, mailadresse, telefonnummer, CV, herunder uddannelse, tidligere ansættelser og indhentede referencer, samt oplysninger fra Personlighedstests
• Straffeattest, hvis vi indhenter en sådan
• Almindelig korrespondance med dig
• Dato for ansættelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse
• Arbejdstid, herunder vagt-og tjenestetider
• Ferie og andet fravær, herunder sygefravær
• Løn og pensionsforhold, løntilskud, oplysninger af relevans for lønindeholdelse, udbetaling af løn, herunder lønrefusioner mv.
• Oplysninger om køb i Magasin til brug for udbetaling af personalerabat
• Skatteoplysninger
• Administration af firmakort
• Fradrag i lønnen (f.eks. egen-betalt uddannelse)
• Personaleadministrative oplysninger, som f.eks. uddannelse og kvalifikationer, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, medarbejderudviklingssamtaler, bedømmelser, beskæftigelse, tillidshverv, lån af diverse effekter, eventuelle advarsler og lignende.
• Personlighedstest
• Lokationsinformationer i forbindelse med firmabil
• Overvågningsbilleder fra videoovervågede arealer
• Oplysninger om din brug af vores kasseterminaler
• Oplysninger registreret om dig i forbindelse med brug af kasseterminaler.
• Oplysninger om brugen af dit adgangskort
• Oplysninger indgivet som whistleblower i henhold til Magasins whistleblowerpolitik

Cpr.nr.

• Oplysninger om dit cpr.nr. til brug for lovpligtig indberetning af løn m.v., samt til brug for udbetaling af personalerabat.

Følsomme oplysninger

• Helbredsoplysninger, herunder lægeerklæringer, oplysninger om arbejdsskader, oplysninger lønrefusion, oplysninger om barsel i forbindelse med dagpengerefusion, fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår fx. ved handicap
• Medlemskab af fagforening i visse tilfælde
• Oplysninger om eventuelle strafbare forhold

På hvilket retsgrundlag behandler vi dine oplysninger?

Almindelige oplysninger:

I de fleste tilfælde behandler vi dine oplysninger på baggrund af persondataforordningens artikel 6(1).

Vi behandler oplysningerne på baggrund af artikel 6(1)(b) (opfyldelse af kontrakt), når det sker med henblik på at opfylde din ansættelseskontrakt.

Når vi behandler oplysningerne som følge af en retlig forpligtigelse, vi er underlagt, f.eks. ved indberetning til skat, sker det på baggrund af persondataforordningens artikel 6(1)(c), eller behandling af henvendelse fra whistleblower, jf. Whistleblowerlovens § 22.

I forbindelse med anvendelsen af personlighedstest under ansættelsesforholdet, samt i forbindelse med udbetaling af medarbejderrabat vil behandlingen være baseret på dit samtykke, jf. artikel 6(1)(a) såfremt du ønsker at afgive dette. Du kan altid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi vil ophøre behandlingen af oplysningerne med mindre vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningerne.

Vi behandler dine personoplysninger med hjemmel i legitim interesse jf. artikel 6(1)(f), når behandlingen vurderes nødvendig for administration af ansættelsesforholdet, og formålet med behandlingen ikke overstiges af hensynet til den registrerede.

Som led i rekrutteringsprocessen behandler vi visse offentlig tilgængelige oplysninger om dig, herunder oplysninger indsamlet på sociale medier. Det sker på baggrund af vores legitime interesse i at få defineret din profil og tilpasse stilling og uddannelsesforløb, jf. artikel 6(1)(f), og hvis følsomme oplysninger artikel 9(2)(e).

I vores medarbejder-app behandles oplysningerne på baggrund af vores legitime interesse i at stille en personaleplatform til rådighed for medarbejderne, hvor de kan tilgå deres vagtplan og få informationer om husene. Vi behandler dit foto, navn og stillingsbetegnelse i vores interne telefonbog, samt på vores intranet, som ligeledes stilles til rådighed for medarbejderne, jf. artikel 6(1)(f).

Vi behandler endvidere oplysninger om f.eks. løn og fravær til statistik for at kunne danne nødvendigt overblik. Retsgrundlaget for denne behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(f). Kun oplysninger, som er nødvendige for undersøgelsen, anvendes og oplysninger anvendes ikke til andre formål end statistik.

Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af oplysninger om brug af e-mail og internet, er databeskyttelseslovens § 6 stk. 1, jf. persondataforordningens artikel 6(1)(f). De legitime interesser, der kan begrunde en undersøgelse af en medarbejders anvendelse af internet eller mailkonto, kan f.eks. være af hensyn til driftssikkerhed, dokumentation og kontrol af medarbejders brug af internet eller mail, herunder for kontrol af virksomhedens overholdelse af lovforpligtelser, f.eks. konkurrenceretlige forhold.

Personnummer (cpr.nr.):

Vi behandler oplysningen i forbindelse med dine lønforhold, herunder ved lovpligtig indberetning til SKAT, jf. persondataforordningens artikel 6 (1)(c), samt databeskyttelseslovens § 11.

Vi behandler endvidere oplysningerne i forbindelse med udbetaling af personalerabat, baseret på dit samtykke, jf. persondataforordningens artikel 6(1)(a), jf. databeskyttelseslovens § 11.

Følsomme oplysninger:

Oplysningerne vil blive behandlet på baggrund af dit samtykke eller forpligtelser der påhviler os som dataansvarlig ifølge gældende lov.

Helbredsoplysninger behandles i henhold til vilkår angivet i den særlov, der regulerer ansættelsesformen, jf. artikel 9(2)(b), og artikel 6(1)(b).

Oplysning om medlemskab af fagforening behandles i forbindeles med tvister i medfør af databeskyttelseslovens § 12 (1), om behandlinger som er nødvendige for at overholde den dataansvarlige eller den registreredes arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder, som fastlagt i lovgivning eller kollektive overenskomster.

Oplysninger om strafbare forhold bliver behandlet på baggrund af Persondataforordningens artikel 10, jf. hertil §§ 8, stk. 2, og 11, stk. 2, i Databeskyttelsesloven.

I tilfælde af tvister behandler vi dine oplysninger i det omfang det er nødvendigt for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. artikel 9(2)(f).

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Det er de relevante medarbejdere hos HR-afdelingen med behov for adgang til oplysningerne i deres daglige arbejde, der har den primære adgang til oplysningerne.

Oplysningerne videregives endvidere hvor nødvendigt i følgende tilfælde:

• Eksterne rådgivere, herunder revision, advokat og kursusudbydere

I en række tilfælde skal eller kan Magasin videregive dine oplysninger til relevante modtagere, f.eks.

• Skattemyndigheder og andre offentlige i forbindelse med lovpligtige indberetninger
• Bankforbindelser i forbindelse med udbetaling af løn og personalerabat, herunder e-boks
• Pensionsselskaber i forbindelse med pension
• Arbejdsmarkedets parter, institutioner og myndigheder
• Leasingselskab, hvis du har firmabil
• Virk.dk
• Kunder, samarbejdspartnere og leverandører, herunder IT-leverandører, herunder oplysninger som du medvirker til at betjene
• Vores databehandlere på grundlag af databehandleraftaler

Personoplysninger videregives inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne. Vi vil i hvert tilfælde vurdere om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet grundlag.

Hvornår overfører vi dine personoplysninger til lande beliggende uden for EU/EØS?

Din personalemappe og oplysninger relateret til administration af ansættelsen overføres ikke, bortset fra dit personalenummer til brug for identifikation og opgørelse af personalerabat i virksomhedens økonomisystem, til lande beliggende uden for EU/EØS.

I forbindelse med opgørelse af optjent medarbejderrabat overfører vi dit personalenummer til din Goodie- profil (kunde-loyalitetsprogram), hvorfra vi trækker dine købsoplysninger til brug for udregning af og udbetaling af medarbejderrabat. I den forbindelse deles dit personalenummer med databehandlere beliggende i USA, Storbritannien og Australien, der bistår med drift af loyalitetsappen.

Overførsler til databehandlere sker under iagttagelse af gyldige garantier i form af EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46. Ønsker du en kopi af standardkontraktbestemmelserne eller en liste over vores nuværende databehandlere og underdatabehandlere, er du velkommen til at kontakte os via kontaktoplysningerne i afsnit 1 ovenfor.

Hvor stammer dine oplysninger fra?

Vi behandler de personoplysninger du giver os direkte eller ved din profil på Sociale Tjenester, samt fra referencer indhentet fra tidligere arbejdsgivere anvist af dig.

Hvor længe opbevare vi dine personoplysninger?

Vi sletter dine oplysninger, når der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat behandling af oplysningerne. Her tager vi blandt andet hensyn til frister i lovgivningen, f.eks. forældelses- og bogføringsloven.

Som udgangspunkt slettes alle oplysninger om dig 5 år efter at du har fratrådet din stilling i Magasin.

Hvordan kontakter vi dig om ændringer i behandlingen af dine personoplysninger?

Du kan altid følge med i eventuelle ændringer i vores behandling af dine oplysninger i personaleappen eller på intranettet. Vi vil orientere dig i personale-appen såfremt der foretages ændringer i privatlivspolitikken. Vi opfordrer dig til løbende at orientere dig, således at du altid ved, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Hvis oplysningerne om dig ændrer sig, skal du informere HR-afdelingen om dette, så vi kan registrere ændringerne. Skriv til: HRContract@magasin.dk eller kontakt nærmeste leder, der kan ændre din adresse, navn, telefonnummer eller mailadresse.

Hvilke rettigheder har du?

• Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse af eller sletning af dine personoplysninger.

• Du har også ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke. Du kan tilbagekalde dit samtykke og gøre brug af dine rettigheder som anført nedenfor.

• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

• Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde:

• Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på artikel 6, stk. 1, litra e (samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning), se ovenfor under behandlingsgrundlag, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Såfremt du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder opfordrer vi dig til at tage en dialog med os forinden via enten persondata@magasin.dk + HR@magasin.dk .