Privatlivspolitik for medarbejdere i Magasin du Nord

Vi tager beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. I denne privatlivspolitik kan du læse nærmere  om, hvordan vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din ansættelse i Magasin, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Vi er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:

Aktieselskabet Th. Wessel & Vett. Magasin du Nord

Kgs. Nytorv 13

1095 København K

CVR.nr. 58 19 12 13

Mailadresse: privacy@magasin.dk

2. Hvad er formålene med behandlingen af dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål og på følgende retsgrundlag:

2.1 Opfyldelse af din ansættelseskontrakt

Vi behandler oplysninger om din ansættelse, arbejdstid, fravær og oplysninger til brug for udbetaling af blandt andet løn, feriepenge og personalerabat. Retsgrundlaget for denne behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om opfyldelse af kontrakt, og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 2, om samtykke til behandling af CPR-nummer eller databeskyttelseslovens § 12, stk. 1, om behandling af CPR-nummer med henblik på at overholde vores eller dine arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder som fastlagt i anden lovgivning eller kollektive overenskomster.

Vi kan i forbindelse med registrering og udbetaling af lønrefusion, dagpengerefusion eller ved ansættelse på særlige vilkår, eksempelvis ved handicap, behandle helbredsoplysninger om dig på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra c, og databeskyttelseslovens § 7, stk. 2, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b.

2.2 Overholdelse af lovbestemte forpligtelser

Vi er underlagt en retlig forpligtelse til at indberette oplysninger om dig til SKAT. Retsgrundlaget for denne behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

2.3 Tvister

Hvis der opstår en tvist mellem dig og Magasin, kan din fagforening efter omstændighederne blive inddraget. I så fald vil Magasin behandle oplysninger om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold med henblik på at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 9, stk. 2, litra f.

Oplysninger om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold kan også blive behandlet, når Magasin har en pligt til at underrette en tillidsrepræsentant eller faglig organisation ved afskedigelser, eller når vi videregiver oplysninger til tillidsrepræsentanten eller den faglige organisation som led i lønforhandlinger, jf. databeskyttelseslovens § 12.

2.4 Udvikling af dig som medarbejder, herunder performance management

Når vi beder dig om at tage en personligheds- eller kognitionstest, sker det med henblik på at vurdere, hvordan udviklingen af dig som medarbejder bedst tilrettelægges.

Når vi behandler oplysninger om dig i forbindelse med medarbejderudviklingssamtaler, sker det med henblik på at sikre din trivsel og udvikling.

Retsgrundlaget for de beskrevne behandlinger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f,

idet Magasin vurderer, at vi har en legitim og tungtvejende interesse i at kunne vurdere dig som medarbejder med henblik på at tilrettelægge din udvikling og imødekomme dine behov som medarbejder.

2.5 Medarbejder-apps

Vi behandler oplysninger om dig i vores medarbejder-app, Relesys, så du kan finde informationer om Magasin, herunder om de enkelte forretninger. Desuden behandler vi oplysninger om dig i vores app, Same, så du kan tilgå din vagtplan.

Retsgrundlaget for behandlingen er vores legitime interesse i at give dig oplysninger, som er relevante for det arbejde, som du er ansat til, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

2.6 Kontrol af overholdelse af Magasins interne regler

Vi fører kontrol med, om du overholder Magasins interne regler om hjemmesidebesøg og brug af e-mails.

Vores registrering af dine hjemmesidebesøg og efterfølgende gennemgang af registreringen ved mistanke om misbrug af internettet og tilsvarende kontrol af e-mails sker på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Magasin har en legitim interesse i, at medarbejdere ikke benytter internettet eller e-mails til formål, der kan være i strid med lovgivningen (eksempelvis konkurrenceretlige forhold), der kan udsætte Magasin for driftsrisici, eller der må anses for klart upassende. Hvis behandlingen sker som led i en kontrolforanstaltning i henhold til en kollektiv aftale om kontrolforanstaltninger, er retsgrundlaget dog databeskyttelseslovens § 12, stk. 1.

2.7 Eventuelle arbejdsskader

Oplysninger om arbejdsskader behandles med henblik på at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 9, stk. 2, litra f.

2.8 Anmeldelse af personalesager til politiet

For oplysninger, der behandles med henblik på politianmeldelse, er vores retsgrundlag databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt., og stk. 4, 2. pkt., jf. databeskyttelsesforordningens artikel 10, 1. pkt., idet Magasins berettigede interesse i at kunne varetage sine juridiske rettigheder klart overstiger hensynet til den person, som mistænkes for at have begået forhold, der begrunder politianmeldelse.

2.9 Håndtering af whistleblowerhenvendelser

Hvis du i forbindelse med dit ansættelsesforløb foretager en indberetning til Magasins whistleblowerordning, behandler vi oplysninger om dig på grundlag af lov om beskyttelse af whistleblowere § 22.

2.10 Intern og ekstern deling af oplysninger om dig

Vi deler dit navn, oplysning om arbejdsområde, kontaktoplysninger og portrætbillede internt i Magasin med henblik på, at dine kollegaer kan sætte ansigt på dig og kontakte dig angående udførelse af arbejdsopgaver. Vores retsgrundlag for denne behandling er vores legitime interesse i at muliggøre kontakt mellem medarbejdere og udførelse af de arbejdsopgaver, som hver medarbejder er ansat til, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Dit navn, arbejdsområde og kontaktoplysninger kan også offentliggøres på vores hjemmeside og sociale medier på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, da Magasin har en legitim og tungtvejende interesse i at offentliggøre oplysninger om vores medarbejdere, blandt andet således at samarbejdspartnere ved, hvem de kan kontakte.

Hvis det er nødvendigt af hensyn til arbejdets karakter, har Magasin mulighed for at offentliggøre andre oplysninger om dig på vores hjemmeside og sociale medier, herunder portrætbilleder. Det er tilfældet, hvis der er tale om en stilling, hvor du er i centrum for arbejdet, eller hvor du har funktioner særligt rettet mod offentligheden. Her er retsgrundlaget også databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Magasin har en legitim og tungtvejende interesse i at offentliggøre oplysninger om det arbejde, vi udfører, herunder gennem bestemte og fremtrædende personer.

Hvis du ikke har en stilling eller funktioner som beskrevet, men vi ønsker at offentliggøre billeder eller videoer af dig, vil vi bede om dit samtykke til dette, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Hvis der er tale om billeder eller videoer, herunder rekrutterings- og markedsføringsmateriale, som er omkostningsfuldt at producere, vil retsgrundlaget dog ikke være dit samtykke, men databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om vores legitime og tungtvejende interesse i behandlingen. Vi vil dog sørge for, at der på et møde eller på intranettet gøres opmærksom på, at Magasin påtænker at udarbejde eksempelvis en reklame- elle rekrutteringsvideo, og at de ansatte, som måtte ønske at medvirke, kan rette henvendelse til de(n) ansvarlige for produktionen. I den forbindelse vil vi også sørge for at gøre opmærksom på, at man som ansat – i lyset af omkostningerne herved – ikke uden videre kan fortryde sin medvirken.

Se nærmere nedenfor i afsnit 10 om din ret til indsigelse mod behandlingen.

2.11 Statistik

Oplysninger i vores database bliver brugt til statistikker over eksempelvis løn og fravær. Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at have indblik i medarbejdermønstre på et overordnet plan, hvilket vi har vurderet er så tungtvejende en interesse, at det kan begrunde den beskrevne behandling, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Kun oplysninger, der er nødvendige for undersøgelsen, anvendes, og oplysningerne anvendes ikke til andre formål end statistik.

2.12 Særligt for kundeservice – optagelse af telefonsamtaler

Vi kan optage telefonsamtaler, som du har med kunder af hensyn til dokumentation af, hvad der er sagt under en samtale. I tillæg hertil har vi en interesse i at optage telefonsamtaler med henblik på at uddanne medarbejdere og kvalitetssikre i øvrigt. Retsgrundlaget for denne behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Magasin har en legitim og tungtvejende interesse i at kunne dokumentere, hvad der er sagt under samtaler med kunder, og at dette ikke uden betydelige praktiske vanskeligheder kan dokumenteres på anden vis, ligesom Magasin har en interesse i at benytte optagelser af telefonsamtaler til at optimere vores kundeservice.

2.13 Særligt for vagtpersonale og andre, der varetager vagtfunktioner – lydoptagelser

Magasin foretager lydoptagelser af vagters håndtering af hændelser med gæster, når vagter aktiverer overfaldstryk. Vi har her en interesse i at kunne optage hændelser, der er så alvorlige, at de nødvendiggør aktivering af overfaldsalarm, idet optagelse indebærer, at centralovervågningen og P8 vil kunne genafspille alle meldinger, eksempelvis hvis du har givet melding om din position i forbindelse med håndtering af en konkret hændelse.

Derudover lydoptager vi, når du aktivt holder tale-knappen inde i din radio. Det indebærer, at operatører i overvågningen kan genafspille meldinger fra dig og dermed effektivere kommunikationen og sikkerheden i Magasin.

Generelt indgår lydoptagelser desuden som en vigtig del af Magasins dokumentation af hændelser, som vi kan vælge at forfølge retsligt, eksempelvis ved at foretage politianmeldelse.

Endelig udgør lydoptagelser et vigtigt redskab for Magasin til at styrke sikkerheden for vagter i forretningerne, eksempelvis ved, at dine meldinger til overvågningen under en konkret hændelse kan genafspilles, og assistance kan sendes til din position hurtigst muligt. Det er således vores vurdering, at det er i den enkelte vagts interesse, at der lydoptages.

Vores retsgrundlag for at lydoptage er de beskrevne legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Det er således Magasins vurdering, at vores interesser er så tungtvejende, at de er proportionale med den eventuelle gene, som en vagt vil opleve ved at blive lydoptaget.

I visse tilfælde vil vagtfunktionen blive varetaget af butikspersonalet, hvor den beskrevne vurdering ligeledes er gældende.

3. Hvilke personoplysninger behandler vi om dig?

3.1 Almindelige personoplysninger

Til formålene nævnt i afsnit 2 ovenfor behandler vi almindelige oplysninger om dig, herunder:

• Oplysninger fra rekrutteringsprocessen (navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, CV,

uddannelse, tidligere ansættelser, indhentede referencer og oplysninger fra personligheds- og

kognitionstests)

• Straffeattest, hvis en sådan blev indhentet

• Korrespondance med dig

• Dato for ansættelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse

• Arbejdstid, herunder vagt- og tjenestetider

• Ferie og andet fravær, herunder sygefravær (uden angivelse af specifik sygdom)

• Løn og pensionsforhold, løntilskud, oplysninger af relevans for udbetaling af løn, herunder lønrefusioner

• Oplysninger om køb i Magasin til brug for udbetaling af personalerabat

• Skatteoplysninger

• Administration af firmakort

• Personaleadministrative oplysninger, herunder kvalifikationer, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, medarbejderudviklingssamtaler, bedømmelser, beskæftigelse, tillidshverv, lån af diverse effekter, eventuelle advarsler og lignende

• Lokationsoplysninger i forbindelse med benyttelse af firmabil

• Overvågningsbilleder fra videoovervågede arealer

• Oplysninger om brug af kasseterminaler

• Oplysninger om brug af adgangskort

• Eventuelt offentligt tilgængelige oplysninger f.eks. fra sociale medier, hvis det er relevant

• Eventuelle oplysninger indgivet som whistleblower i henhold til Magasins whistleblowerpolitik

3.2 Fortrolige personoplysninger

Til formålene nævnt i afsnit 2.1 og 2.2 ovenfor behandler vi oplysninger om dit CPR-nummer.

3.3 Følsomme personoplysninger

Til formålene nævnt i afsnit 2.1, 2.3 og 2.7 kan Magasin behandle oplysninger om dit helbred og dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold.

3.4 Særligt for kundeservice og vagtpersonale

Til formålet nævnt i afsnit 2.12 og 2.13 behandler Magasin oplysninger om din stemme.

4. Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Det er de relevante medarbejdere hos HR- og Økonomiafdelingen med behov for adgang til oplysningerne i deres daglige arbejde, der har adgang til oplysninger om dig. Derudover vil din nærmeste leder have adgang til de oplysninger om dig, der er nødvendige for, at lederen kan tilrettelægge dine opgaver og arbejdsgange. Visse oplysninger om dig vil også blive delt internt og eksternt, jf. nærmere ovenfor afsnit 2.10.

Herunder kan Magasin videregive oplysninger om dig til eksterne rådgivere, herunder revisorer, advokater og kursusudbydere.

I nogle tilfælde kan eller skal Magasin videregive oplysninger om dig til eksempelvis SKAT og andre offentlige myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger, banker i forbindelse med udbetaling af løn og personalerabat, pensionsselskaber i forbindelse med pension, arbejdsmarkedets parter, institutioner og myndigheder, og leasingselskab, hvis du har firmabil.

Vi deler derudover oplysninger om dig med vores databehandlere, som behandler personoplysninger i henhold til vores instruks. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af deres aftale med os og skal behandle oplysningerne fortroligt. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle vores databehandlere. De oplysninger, som vi har indsamlet om dig, deles kun i det omfang, det er nødvendigt for at udmønte aftalen med den enkelte databehandler.

6. Hvornår overfører vi dine personoplysninger til lande beliggende uden for EU/EØS?

Ved overførsler til modtagere uden for EU/EØS sikrer vi, at der er et gyldigt overførselsgrundlag. Det

betyder, at hvis modtageren ikke befinder sig i et land uden for EU/EØS, der er vurderet som et ”sikkert tredjeland”, sikrer vi beskyttelsen af dine personoplysninger ved at anvende standardkontrakter godkendt af EU-Kommissionen eller Datatilsynet eller EU – U.S. Data Privacy Framework programmet (DPF). Dette sikrer, at dine rettigheder og beskyttelsesniveauet følger med dine personoplysninger.

Ønsker du en kopi af standardkontraktbestemmelserne eller en liste over vores nuværende databehandlere og underdatabehandlere, er du velkommen til at kontakte os via kontaktoplysningerne i afsnit 1 ovenfor.

Vi overfører oplysninger om dig til følgende kategorier af modtagere uden for EU/EØS:

• Udbydere, der bistår med markedsføringsaktiviteter og kommunikation på vores tekniske systemer

• Udbydere af analyseværktøjer, der hjælper os med at optimere vores forretning og din oplevelse

ved brug af vores hjemmeside og services

• Udbydere, der bistår med teknisk drift af vores hjemmeside og vores apps, herunder udbydere af hosting-tjenester og løsninger, der understøtter funktionalitet

Din personalemappe og oplysninger relateret til administration af ansættelsen overføres ikke til lande beliggende uden for EU/EØS. Det er dog med undtagelse af, at oplysninger om dit personalenummer til brug for identifikation og opgørelse af personalerabat i virksomhedens økonomisystem, da disse oplysninger overføres til USA, Storbritannien og Australien, da vores databehandlere i disse lande bistår med drift af Goodie-appen.

Hvis et billede af dig anvendes til annoncering eller i forbindelse med salg, sker der ligeledes overførsel til USA, Storbritannien og Australien.

7. Hvor stammer dine oplysninger fra?

Vi behandler de personoplysninger du giver os, og som vi indsamler gennem referencer indhentet fra tidligere arbejdsgivere anvist af dig, gennem det arbejde, som du udfører, og gennem de registreringer af din aktivitet, som vi foretager (eksempelvis af din brug af internet eller via videoovervågning). Efter omstændighederne kan vi indsamle oplysninger om dig fra sociale medier.

8. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi sletter dine oplysninger, når der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat behandling af oplysningerne.

Som udgangspunkt slettes alle oplysninger om dig 5 år efter at du har fratrådet din stilling i Magasin. Vi

har valgt denne frist, da vi vurderer, at vi i den angivne periode vil kunne få behov for oplysninger, der relaterer sig til lønkrav, pensionsadministration og arbejdsskader. Vi har desuden fastsat fristen under hensyntagen til frister i lovgivningen, f.eks. forældelses- og bogføringsloven. Efter omstændighederne kan vi vælge at fastsætte en længere frist i nogle tilfælde, eksempelvis hvis der pågår en arbejdsretlig tvist mellem dig og Magasin, og de pågældende oplysninger vurderes at være nødvendige for denne sag.

Videoovervågningsoptagelser slettes som udgangspunkt efter 30 dage, medmindre længere opbevaring er nødvendig af hensyn til en indgivet anmeldelse om strafbart forhold, vores behandling af en konkret tvist eller behandling af oplysningerne i kriminalitetsforebyggende øjemed, jf. tv-overvågningslovens § 4 c, stk. 5.

Optagelser af telefonsamtaler slettes som udgangspunkt efter 30 dage, da vi vurderer, at der efter dette tidspunkt ikke længere er en betydelig risiko for, at en kunde, der har været i telefonisk kontakt med kundeservice, klager over sit køb hos Magasin eller gør et krav gældende. Længere opbevaring kan dog være nødvendig af hensyn til en indgivet anmeldelse om strafbart forhold, vores behandling af en konkret tvist eller behandling af oplysningerne i kriminalitetsforebyggende øjemed.

Lydoptagelser som beskrevet ovenfor i afsnit 2.13 om vagters lydoptagelser slettes som udgangspunkt efter 30 dage, medmindre længere opbevaring er nødvendig af hensyn til en indgivet anmeldelse om strafbart forhold, vores behandling af en konkret tvist eller behandling af oplysningerne i kriminalitetsforebyggende øjemed.

9. Hvordan kontakter vi dig om ændringer i behandlingen af dine personoplysninger?

Du kan altid følge med i eventuelle ændringer i vores behandling af dine oplysninger i medarbejderappen eller på intranettet. Vi vil orientere dig i medarbejder-appen, hvis der foretages ændringer i privatlivspolitikken. Vi opfordrer dig til løbende at orientere dig, således at du altid ved, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Hvis oplysningerne om dig ændrer sig, skal du informere HR-afdelingen om dette, så vi kan registrere ændringerne. Skriv til: HRContract@magasin.dk eller kontakt nærmeste leder, der kan ændre dit navn, adresse, telefonnummer eller mailadresse.

10. Hvilke rettigheder har du?

Ifølge databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:

• Du har ret til indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger

• Du har ret til berigtigelse af dine personoplysninger

• Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger til kun at bestå af opbevaring

• Du har i visse tilfælde ret til at transmittere oplysninger, dvs. at du kan få dine personoplysninger udleveret eller overført til en anden dataansvarlig

• Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af oplysninger om dig, hvis behandlingen er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer, og du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling.

Du har altid ret til at trække afgivet samtykke til behandling af personoplysninger tilbage ved at skrive til os på den mail, der er angivet i afsnit 1 ovenfor. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækning. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det først virkning fra dette tidspunkt og frem.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Du er også velkommen til at henvende dig til privacy@magasin.dk, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger.

11. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Såfremt du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder opfordrer vi dig til at tage en dialog med os forinden via privacy@magasin.dk og HR@magasin.dk.