Privatlivspolitik for ansøgere til stillinger i Magasin du Nord
Vi er glade for din interesse for Aktieselskabet Th. Wessel & Vett. Magasin du Nord (”Magasin”, ”vi”, ”os”, ”vores”).
Vi tager beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. I denne privatlivspolitik kan du læse nærmere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, som du indsender til os, og som vi indsamler i forbindelse med dit ansættelsesforløb, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.
1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Vi er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:
Aktieselskabet Th. Wessel & Vett. Magasin du Nord
Kgs. Nytorv 13
1095 København K
CVR.nr. 58 19 12 13
Mailadresse: privacy@magasin.dk
2. Hvad er formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger?
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål og på følgende retsgrundlag:
2.1 Vurdering af din ansøgning og dokumentation af vores overvejelser i den forbindelse
Retsgrundlaget for behandlingen er vores legitime interesse i at vurdere din ansøgning, og dermed om du er den rette kandidat til den pågældende stilling, samt vores interesse i at dokumentere de overvejelser, som vi gør os i den forbindelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
I forbindelse med ansættelsesforløbet kan vi bede dig om at tage en personligheds- eller kognitionstest, og retsgrundlaget vil i den forbindelse også være vores legitime interesse i at vurdere dig som ansøger til stillingen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Vi kan vælge at indsamle visse offentligt tilgængelige oplysninger om dig. Retsgrundlaget i den forbindelse er vores legitime interesse i at definere din profil og tilpasse stillingen og uddannelsesforløbet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Som udgangspunkt vil der ikke i denne forbindelse blive indsamlet oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1 (”følsomme oplysninger”). I tilfælde af, at sådanne oplysninger dog indsamles, er retsgrundlaget herfor databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra e.
Hvis vi kommer så langt i ansættelsesprocessen, at vi har valgt, at du skal ansættes, behandler vi også oplysninger om dit CPR-nummer, hvis du samtykker til det, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 2, eller § 12, stk. 1.
Vi vil også bede dig om din straffeattest, da vi har en interesse i at sikre, at en ansøger ikke er straffet for forhold af relevans for den stilling, som der søges. Hvis din straffeattest indeholder oplysninger om strafbare forhold, behandler vi oplysningerne på grundlag af databeskyttelsesforordningens § 8, stk. 3. Hvis din straffeattest ikke indeholder oplysninger om strafbare forhold, behandler vi oplysningerne på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
2.2 Vurdering af din videre udvikling i forhold til eksisterende og fremtidige ansættelsesmuligheder og Magasin
Selvom du ikke bliver ansat i den stilling, som du ansøgte, kan din profil passe til andre ledige stillinger i Magasin, herunder hos vores partnere, der driver shops hos os. Vi vil derfor gerne gemme oplysninger om dig med dit samtykke med henblik på eventuelt at kontakte dig angående en sådan mulig senere ansættelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Hvis du have tilsendt informationer om ledige stillinger via e-mail, kan du tilmelde dig vores Jobagent her.
2.3 Håndtering af whistleblowerhenvendelser
Hvis du i forbindelse med dit ansættelsesforløb foretager en indberetning til Magasins whistleblowerordning, behandler vi oplysninger om dig på grundlag af lov om beskyttelse af whistleblowere § 22.
2.4 Statistik
Oplysninger i vores database bliver brugt til statistikker. Det drejer sig om almindelig rekrutteringsstatistik, det vil sige antal kandidater pr. rolle, hvor kandidater kommer fra, hvor mange samtaler der afholdes. Oplysningerne er aggregerede, og enkeltpersoner vil derfor ikke kunne blive identificeret ud fra statistikkerne.
3. Hvilke personoplysninger behandler vi om dig?
Til formålene nævnt i afsnit 2.1, 2.2, 2.3 og 2.4 ovenfor behandler vi almindelige oplysninger om dig, herunder:
- Navn
- Adresse
- E-mailadresse
- Telefonnummer
- Uddannelse
- CV
- Ansøgning
- Evt. andre dokumenter, du vælger at vedlægge din ansøgning
- Evt. foto
- Eventuel videoansøgning.
- Referencer fra tidligere arbejdspladser
- Interne vurderinger af dig som kandidat
- Resultater fra eventuelle personligheds- og kognitive analyser
- Eventuelt offentligt tilgængelige oplysninger f.eks. fra sociale medier, hvis det er relevant
- Eventuelle oplysninger indgivet som whistleblower i henhold til Magasins whistleblowerpolitik
Fortrolige oplysninger
I forbindelse med et ansættelsesforløb kan Magasin bede dig om at dele din straffeattest med os. Hvis straffeattesten indeholder oplysninger om strafbare forhold, vil der være tale om fortrolige oplysninger.
Magasin behandler normalt ingen fortrolige oplysninger om dig som led i et ansættelsesforløb, med mindre du selv har oplyst fortrolige oplysninger i ansøgning, CV eller eventuelle andre dokumenter. Det kan fx være CPR-nummer.
Hvis du bliver ansat, vil vi behandle dit CPR-nummer.
Følsomme oplysninger
Magasin behandler normalt ingen følsomme oplysninger om dig som led i et ansættelsesforløb, med mindre du selv har oplyst følsomme oplysninger i ansøgning, CV eller eventuelle andre dokumenter. Det kan fx være helbredsoplysninger eller oplysninger om fagforening.
5. Hvem deler vi dine personoplysninger med?
Det er de relevante rekrutteringsmedarbejdere hos HR-afdelingen med behov for adgang til oplysningerne i deres daglige arbejde, der har adgang til oplysninger om dig og din ansøgning. Derudover vil det ansættelsesudvalg, som er sammensat for den søgte stilling, have adgang til oplysninger om dig. Det vil typisk være den ansættende leder og den eventuelle direktør for området.
Vi deler derudover oplysninger om dig med vores databehandlere, som behandler personoplysninger i henhold til vores instruks. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af deres aftale med os og skal behandle oplysningerne fortroligt. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle vores databehandlere. De oplysninger, som vi har indsamlet om dig, deles kun i det omfang, det er nødvendigt for at udmønte aftalen med den enkelte databehandler.
6. Hvornår overfører vi dine personoplysninger til lande beliggende uden for EU/EØS?
Vi overfører dine personoplysninger til vores databehandler af rekrutteringssystemet, som er hjemmehørende i USA.
Overførsler til databehandlere sker under iagttagelse af gyldige garantier i form af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46. Ønsker du en kopi af standardkontraktbestemmelserne eller en liste over vores nuværende databehandlere og underdatabehandlere, er du velkommen til at kontakte os via kontaktoplysningerne i afsnit 1 ovenfor.
7. Hvor stammer dine oplysninger fra?
Vi behandler de personoplysninger du giver os, og som vi indsamler gennem referencer indhentet fra tidligere arbejdsgivere anvist af dig. Efter omstændighederne kan vi indsamle oplysninger om dig fra sociale medier.
8. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Vi gemmer dine oplysninger så længe, det er nødvendigt.
Dine oplysninger opbevares som udgangspunkt i 6 måneder for at kunne dokumentere rekrutteringsforløbet og vores interne overvejelser. Herefter vil oplysningerne automatisk blive slettet.
Hvis du har givet samtykke til, at vi må opbevare oplysninger om dig med henblik på mulig senere ansættelse, vil vi dog opbevare oplysningerne i yderligere 6 måneder. Du kan til enhver tid trække dit samtykke til opbevaringen tilbage, og oplysningerne vil derefter blive slettet. Ellers bliver oplysningerne automatisk slettet, når opbevaringsperioden udløber, hvis du ikke har valgt at forlænge opbevaringsperioden yderligere med 6 måneder.
Resultater af personlighedsanalyser slettes senest 6 måneder efter besvarelsen, medmindre du bliver ansat i Magasin. I så fald slettes de i forbindelse med ansættelsesophør.
9. Hvilke rettigheder har du?
Ifølge databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:
- Du har ret til indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger
- Du har ret til berigtigelse af dine personoplysninger
- Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger til kun at bestå af opbevaring
- Du har i visse tilfælde ret til at transmittere oplysninger, dvs. at du kan få dine personoplysninger udleveret eller overført til en anden dataansvarlig
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer, og du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling.
Du har altid ret til at trække afgivet samtykke til behandling af personoplysninger tilbage ved at skrive til os på den mail, der er angivet i afsnit 1 ovenfor. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækning. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det først virkning fra dette tidspunkt og frem.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Du er også velkommen til at henvende dig til privacy@magasin.dk, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger.
11. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Såfremt du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder opfordrer vi dig til at tage en dialog med os forinden via persondata@magasin.dk.